• Header
  • Header

Iktatás, irattárazás

Az iktatás a vállalati iratkezelés egyik legfontosabb területe, mivel a jól működő iktatási rendszer biztosítja, hogy a beérkezett, illetve a vállalaton belül keletkező iratok könnyedén előkereshetőek legyenek, útjuk pedig pontosan, a vállalaton belüli jogosultsági és biztonsági előírásoknak megfelelően nyomon követhető legyen. A Poszeidon egységesen, közös adatbázisban, de egymástól megkülönböztetve kezeli a belső és külső keletkezésű, az elektronikus és a papír alapú iratokat, valamint nyomon követi a különböző iratpéldányokat (eredeti, másodlat, másolat, digitális másolat). Az iratok példányosítása sablonok alapján is beállítható, ennek megfelelően például meg lehet határozni a vállalat által megkötött szerződésekkel kapcsolatban, hogy azoknak hány példányban kell elkészülniük, és hogy az egyes példányoknak hova, melyik szervezeti egységhez, vagy melyik irattárba kell kerülniük. A rendszerben lehetőség van hierarchikus rendszerű – fő- és alszámos – iktatásra, lehetőség van témaszámos, vagy akár ügytípusos iktatásra is, vagyis hogy a különböző témákhoz kapcsolódó dokumentumok a témakörnek megfelelően külön-külön kapjanak iktatási számot. A rendszer alkalmas külső, vagyis a rendszeren kívülről származó iktatási számok kezelésére is, ezzel is megkönnyítve a rendszer felhasználójának azt, hogy már meglévő iratkezelési rendszerébe illessze bele a Poszeidont.

A felvitt dokumentumok kulcsszavak szerint indexelhetőek, valamint lehetőség van ennek automatizálására is, továbbá, e szöveges dokumentumok teljes szövegében történő keresésére. A Poszeidon emellett képes az iratkapcsolatok nyilvántartására is, ennek megfelelően nyomon követi, ha egy irat egy másik iratra érkezett válasz, vagy annak melléklete, arra érkezett vélemény, stb. A Poszeidon beépített eljárások segítségével támogatja az iktatott dokumentumok – a szervezet irattári rendjéhez igazodó – hosszú távú raktározását, archiválását és selejtezését, relatív és abszolút megőrzési határidők kezelését, és az expediálás rögzítését. Az irattári struktúra szabadon, a szervezet igényeinek megfelelően konfigurálható, akár szervezeti egységenként külön-külön beállításokkal. A rendszer automatikusan irattárolási naplót készít, valamint képes az iktatott dokumentumok kölcsönzésének teljes körű adminisztrálásra. Ezeknek a beépített automatizmusoknak a segítségével a Poszeidon felhasználói mindig pontosan tudhatják, hogy hol/kinél találhatóak az egyes dokumentumok. Annak érdekében, hogy a Poszeidonban iktatott iratok könnyedén előkereshetőek legyenek, a rendszer képes az iktatott dokumentumok között tetszőleges szempontok alapján szűrni, illetve keresni.

A fejlett, FDL rendszerű szűrő és kereső funkció segítségével bármilyen szűrőfeltétel meghatározható, könnyedén leszűrhetőek például azok a dokumentumok, melyekkel a vállalat egy dolgozója foglalkozott, egy konkrét partnercéghez kapcsolódnak, és módosították őket az utóbbi 3 hónapban. Az összeállított szűrések, illetve az eredményül kapott dokumentumok listája külön-külön elmenthető, illetve megosztható más Poszeidon felhasználókkal. A rendszer természetesen ebben az esetben is figyelembe veszi a szűrést végző személy jogosultságait, és csak azokat a dokumentumokat mutatja meg, amelyekhez az illető hozzáférhet.