• Header
  • Header

Munkafolyamat kezelés

Az iratok ügyiratokba szervezésének egyik nagy előnye a Poszeidonban, hogy az egyes ügyiratokhoz munkafolyamatok rendelhetőek, melyek adminisztrálását, és nyomon követését a rendszer automatikusan elvégzi. Ezen munkafolyamatok megszerkesztésére a Poszeidon rendszer két féle lehetőséget biztosít, egy beépített work-flow szerkesztőt az egyszerűbb munkafolyamatok kezelésére és/vagy egy külső work-flow kezelő modult, amely képes komplex munkafolyamatok leképezésére és koordinálására.  A munkafolyamatok megtervezését mindkét esetben egy vizuális szerkesztő felület segítségével lehet elvégezni, ennek köszönhetően azok könnyedén módosíthatóak, és aztán ezeket a rendszer felhasználói megoszthatják egymás között. Ez egyrészt azt eredményezi, hogy a szervezetben rendszeresen felmerülő eljárások munkafolyamatát elég egyszer megszerkeszteni, másrészt lehetőséget biztosít új, vagy a korábbitól csak részleteiben eltérő munkafolyamatok egyszerű összeállítására. A Poszeidonban található munkafolyamat-szerkesztő képes kezelni az elágazásokat (pl. egy döntéshozatalnál más a munkafolyamat pozitív és negatív döntés esetén) és az iterációkat is (egy-egy részmunkafolyamat többszöri elvégzését). A Poszeidon a munkafolyamatok minden lépését nyomon követi, a különböző lépések elvégzésének időpontját és időtartamát, illetve az adott munkafolyamatot végző személyt, személyeket is regisztrálja. A munkafolyamat különböző lépéseihez határidők rendelhetőek, melyek lehetnek abszolút, és relatív – a munkafolyamat más lépéseihez viszonyított – határidők is. Egy feladatot vagy munkafolyamatot lehetőség van szervezeti egységhez, konkrét személyhez vagy felhasználók csoportjához dedikálni, a felelősöket és az ügyintézőket kiválasztani, ezután a rendszer az érintetteket figyelmezteti aktuális feladataikra. Külön kiválaszthatóak azok a munkatársak, akik jogosultak egy-egy munkafolyamaton belül a különböző lépések elvégzésének regisztrálására, illetve az egész munkafolyamat lezárására, ezzel is biztosítva a munkafolyamat ellenőrzésének lehetőségét a vállalat vezetői részére.

A külső work-flow szerkesztő modul, mint korábban említettük képes a komplex, az egész vállalat ügyvitelét behálózó folyamatok kezelésére. .NET4.0 keretrendszerben Microsoft® Workflow Foundation technológiájára épül. Sablon alapú, felhasználóbarát – aminek köszönhetően könnyen konfigurálható - magyar nyelvű grafikus szerkesztő felülettel rendelkezik. Ezen munkafolyamat szerkesztő modul képes szekvenciális lépések, elágazások, párhuzamos tevékenységek és ciklusok kezelésére. Tetszőleges számú, dokumentumokhoz, iratokhoz, ügyiratokhoz vagy más Poszeidon nyilvántartási elemekhez rendelhető folyamatlépéseket definiálhatunk, funkcióellenőrzésekkel (feltöltés, frissítés, iktatás, véglegesítés, szerződéstárba-, utasítástárba helyezés) társítva. Egy feladatot konkrét személyhez vagy felhasználók csoportjához lehet dedikálni egyéncsoportokon keresztül (egyedi, kollektív, egy fő a csoportból), ezen feladatok továbbíthatóak, kioszthatóak, a feladatlépésekhez részhatáridők rendelhetők. A Poszeidon rendszer a workflow modullal együtt működve képes hírlevelek, értesítések küldésére a feladatok delegálásáról, határidők lejártáról, továbbításáról, kiosztásáról, és törléséről. Képes opcionális feladatok automatizált elvégzésére (pl: automatizált zárás). Lehetőség van úgynevezett nem humán folyamatlépések beiktatására, mint például „idegen” rendszerek meghívása egy interfészen keresztül. A folyamattörténet illetve a workflow futási adatok lekérdezését is támogatja a rendszer és ezen adatok ismeretében optimalizálhatóak a folyamatok, vagy akár a folyamatlépések.